Líneas de Denuncia Confidenciales, poderosa herramienta contra el fraude
El tema del fraude ha adquirido gran relevancia en la actualidad, demandando mayor atención por parte de las empresas a raíz de escándalo provocado por estafas en múltiples hechos conocidos públicamente, a raíz de lo cual se ha perfeccionado alguna legislación para enfrentarlas, como la Ley núm. 20.393 (Detalle acá) que "Establece la responsabilidad penal de las Personas Jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho".
El tema se ha tratado ampliamente en el mundo empresarial, pero la evidencia muestra que no se tiene una comprensión acabada del mismo, surgiendo una serie de mitos al respecto.
Entre estos mitos se encuentra que la mayoría de la gente es inmune a la tentación de cometer un fraude y que casi todos los fraudes permanecen ocultos. Las estadísticas muestran que bajo ciertas condiciones de presión, oportunidad y racionalización, muchas personas son capaces de cometer un fraude. Asimismo, hay pruebas de que en la mayoría de los casos, los fraudes son conocidos por personal de la empresa ajena a la situación. A este tipo de mitos se debe que pocas empresas hayan logrado manejar casos de fraude en forma eficaz y que lo enfrenten sólo cuando un hecho fraudulento afecta, tanto a las finanzas de la Empresa como a su reputación.
Por otro lado, las empresas están tomando cada vez mayor conciencia de una serie de realidades con respecto al fraude. Por ejemplo, las estadísticas muestran que la auditoría tradicional no detecta la mayoría de los fraudes y que éstos se detectan más bien gracias a informantes internos o externos, incluso por accidente. Otra realidad es que el control interno adolece de ciertas limitaciones para la detección de fraudes, incluyendo la colusión, inconsistencia en su aplicación y supeditación gerencial.
A partir del mayor entendimiento de estos mitos y realidades, y como consecuencia de los requisitos específicos establecidos, como la Ley núm. 20.393, en la actualidad se están desarrollando y aplicando nuevas herramientas y metodologías para la prevención y detección de fraudes, algunas de las cuales no siguen los lineamientos tradicionales de auditoría y control. Una de las herramientas que está resultando más efectiva para detectar el fraude es un sistema anónimo de informe de denuncias que permite a los empleados reportar hechos o sospechas de fraude o violaciones al código de ética de la Empresa.
El interés por las “Líneas de Denuncias” de fraudes y de violaciones al código de ética ha repuntado desde la aprobación de la Ley núm. 20.393, la cual exige en su Artículo 4to. que las empresas (personas jurídicas), deben establecer un “Modelo de prevención de los delitos”, donde bien caben mecanismos mediante los cuales los empleados de Empresas públicas puedan reportar, en forma confidencial y anónima, asuntos relacionados con fraudes e irregularidades.
Sin embargo, es importante destacar que incluso aquellas empresas en el mundo que no tienen la obligación de cumplir con dicha ley, ya sean públicas o privadas, grandes o pequeñas, pueden derivar beneficios del establecimiento de un sistema de “Denuncias Confidenciales” y de la promoción de una cultura que ayude a prevenir, detectar y abordar no sólo irregularidades contables, sino también fraudes y actos indebidos (como manipulación de licitaciones, corrupción y soborno); colusión y robo (como sustracción de ganancias, desembolsos fraudulentos y robo de inventarios); Acoso personal (laboral y sexual) y/o Incumplimientos de la normativa laboral. Las líneas de denuncia, instrumentadas y utilizadas en forma correcta, son una herramienta central en la creación de esta cultura.
¿Qué es una Línea de Denuncia Confidencial?
En su mínima expresión, una Líneas de Denuncias podría consistir en una máquina contestadora que graba mensajes para que personal encargado de la Empresa los atienda; sin embargo, este tipo de sistema puede disuadir a posibles denunciantes.
Poco a poco las Líneas de Denuncias se están implantando a través de Internet; muchas Empresas han establecido estas líneas como parte de sus programas de ética corporativa, ya sea directamente o mediante los servicios de terceros de un proveedor dedicado al tema. Al margen de las características particulares de la herramienta, el factor crítico es que el denunciante perciba tres elementos:
a) La confidencialidad e integridad absoluta del sistema;
b) El alcance y acceso adecuado, y
c) El seguimiento de las denuncias reportadas.
Ventajas de una Línea de Denuncia Confidencial
Un sistema de detección que apoya a los informantes como lo es una Línea de Denuncias, insta a los empleados a que actúen cuando otros cometan actos ilícitos. Dicho sistema puede inspirar en los empleados la confianza de que reportar tales actos sirve a sus propios intereses y a los de la Empresa. Ayuda también a desarrollar una cultura empresarial en la cual se reconoce el comportamiento ético, existe el compromiso de prevenir y detectar el fraude, y se responde en forma decidida y apropiada cuando surgen actos ilícitos. En este sentido, aun cuando la línea de denuncia es principalmente una herramienta de detección de fraude, también desempeña un papel importante en el proceso de prevención.
Por otro lado, además de dar cabida a denuncias sobre una posible actividad fraudulenta y de enviar un mensaje claro al personal que ayuda a prevenir y detectar el fraude, las líneas de denuncia ayudan a garantizar que la administración de la empresa enfrente, de manera eficiente, otras conductas no éticas o ilegales de sus empleados, como la discriminación y el acoso sexual.
Más allá de las ventajas financieras de la detección temprana de fraudes y otros actos ilícitos, la Líneas de Denuncias le brinda a la Administración de la Empresa la oportunidad de descubrir y abordar estos temas antes de que sean expuestos a los medios de comunicación, lo que protege a la Empresa de la pérdida adicional de credibilidad ante los ojos de consumidores, inversionistas y otros accionistas.
Elegir un Sistema para Línea de Denuncia Confidencial
Desde hace años se han aplicado diversos sistemas para reportar fraudes en muchas organizaciones, algunos de manera interna, mientras que otros han sido operados por proveedores externos. Desde la última modificación de la Ley núm. 20.393, se ha justificado aún más la existencia de proveedores externos, no solo por la confianza que le entrega al denunciante anónimo, sino por el apoyo legal que recibe la empresa, si el proveedor externo tiene la experiencia y especialización en la materia.
Factores que incrementan la eficiencia y eficacia con las Líneas de Denuncias:
⇒ Disponibilidad de tiempo para atender la denuncia. La mayoría de los empleados y otros informantes, por lo general, no reportan una actividad ilegal durante las horas de trabajo. De acuerdo con estudios sobre las líneas de denuncia, al menos 40% de las denuncias se realizan por la noche o los fines de semana. Por otra parte, una denuncia no atendida probablemente desalentará al denunciante a denunciar de nuevo. La persona se sentirá nerviosa y quizá hasta amenazada, así que es preferible que haya una respuesta adecuada o señal que la denuncia fue útil.
⇒ Anonimato y confidencialidad. Los empleados y otros, probablemente, se sentirán incómodos comunicándose o reportando su denuncia si se trata de un sistema interno que seguramente será atendido por otro empleado, quien, tal vez, lo reconozca por algún detalle revelador en su denuncia. Por ello, debe mantenerse la confidencialidad y proteger al denunciante contra cualquier represalia.
⇒ Sistema de administración de casos. Para garantizar que las quejas y denuncias sean rastreadas y atendidas, es necesario crear informes que permita a los interesados conocerla a cabalidad, desde su generación, investigación, recomendación de soluciones, hasta el veredicto final y las acciones disciplinarias o correctivas que se tomaron. En todo momento, es importante que el denunciante (o posible denunciante) perciba que el sistema genera una respuesta oportuna, consistente y completa, y que el seguimiento asociado se lleva a cabo con la profundidad adecuada.
Incorporar una Línea de Denuncia Confidencial
Como toda nueva iniciativa, para implantar una Línea de Denuncias se requiere un programa eficaz de comunicación y educación. El primer paso es que la Administración anuncie a sus empleados los objetivos de un programa de Línea de Denuncias y la razón para implementarlo. Para los nuevos empleados se les deberá a dar a conocer esta información como parte de su capacitación inicial.
La Empresa debe documentar que los empleados han recibido la información acerca de la Línea de Denuncias y su uso adecuado. Para evitar abusos de la línea, como, por ejemplo, que los empleados la usen para quejarse del menú de la cafetería, el programa de comunicación necesita dejar en claro que el propósito de la Línea de Denuncias es para que se denucie algún acto ilegal.
Por lo anterior, es crucial que junto con esta implantación se aplique un programa de capacitación adecuado sobre el tipo de asuntos que debería reportarse por medio de la Línea de Denuncias, su operación y los procesos generales que se generarán. Esta instalación deberá ir acompañada de una capacitación que concientice sobre el fraude para que los usuarios del sistema desarrollen una sensibilidad adecuada a posibles señales de fraude y/o ilícitos.
El manejo efectivo del fraude descansa sobre una combinación de actividades de control y prevención del mismo, herramientas y metodologías de detección y procedimientos estrictos de investigación. En este conjunto de actividades, las líneas de denuncia pueden funcionar como una herramienta fundamental para la detección y prevención de fraudes e ilícitos. Y que podrá ser mejor administrada por empresas con experiencia permanente en el tema.
Si bien hasta acá se ha hablado de la Línea de Denuncias asociada al uso que los empleados de la Empresa puedan hacer de ella, resulta altamente conveniente la ampliación del acceso a la Línea de Denuncias a todos los agentes externos que pueda tener la empresa, en espcial, Proveedores y/o Clientes; tal y cual lo considera el Sistema que acá presentamos.
(Texto basado en artículo de L.A.E. José Claudio Treviño, CFE, CFI – México)